Outlook, WhatsApp, WhatsApp Pro, Signal, LinkedIn, LinkedIn Recruiter, Facebook, Instagram Messenger, Snapchat, Telefon, SMS, Bloomberg Chat… All diese Kommunikationsmittel sind Teil unseres Alltags. Wir verwenden sie für die Arbeit, die Freizeit, die Jobsuche oder die berufliche Weiterentwicklung. Doch der ununterbrochene Informations- und Nachrichtenfluss ist manchmal erdrückend. Wenn man dann noch Teams, Slack und andere ERP – oder Projektmanagement-Tools einsetzt, ist es fast unmöglich, immer und überall den Überblick zu behalten.
Wir sind zunehmend einer übermässigen Informationsflut ausgesetzt. Es wird immer mehr zur Herkulesaufgabe, unsere Aktivitäten und Kommunikation nach dem Pareto-Prinzip zu priorisieren. Und dann sind da noch all die persönlichen Nachrichten unserer Angehörigen und unseres Freundeskreises.
Zu diesem Thema hatte ich kürzlich ein erfrischendes Gespräch mit einem Finanzchef (CFO), der im vergangenen Jahr beschlossen hatte, seine Kommunikationsmittel radikal zu reduzieren. Er löschte fast alle Kanäle und reagiert mittlerweile nur noch auf SMS, Telefonanrufe und E-Mails. Er entschied sich sogar für ein einfaches Mobiltelefon ohne Apps. Indem er alle anderen Kanäle deaktivierte, hatte er wieder mehr Zeit und seine Konzentration und Effizienz verbesserten sich.
Er erklärte mir auch, dass KI-Tools wie Copilot ihm dabei helfen, seine Arbeitsabläufe und E-Mails zu priorisieren. Mit der Zeit erkannte er, dass er nur auf etwa 10 % davon auch wirklich antworten muss. Er entdeckte, dass weitere 15 bis 20 % der Nachrichten lediglich aufgrund der enthaltenen Informationen lesenswert sind – ohne dass er darauf reagieren muss.
Ich fragte ihn dann, ob er nicht befürchte, ein wichtiges Thema zu übersehen. Seine Antwort lautete:
«Wenn etwas wirklich dringend ist, ruft man mich an oder kommt in mein Büro. Das ist mir lieber.»
Ich fand dies sehr inspirierend. Viele Menschen sind auf mehrere Kommunikationskanäle angewiesen, um wichtige Gesprächspartner zu erreichen und ihre Ziele zu verwirklichen. Diese Diskussion regte mich dazu an, über meine eigenen Gewohnheiten nachzudenken: Wann und wie lese ich all meine Nachrichten? Die Antwort jagte mir einen Schauer über den Rücken: Ich lese sie nämlich vom Aufwachen – noch vor dem Kaffee – bis zum Schlafengehen.
Oft spricht man von FOMO (der Angst, etwas zu verpassen), sei es im beruflichen oder privaten Leben. Als Erster zu reagieren, wird am Arbeitsplatz oft als etwas Positives betrachtet. Aber trifft dies auch wirklich zu? Riskieren wir in Zeiten von Instant Messaging und ständiger Reaktionsbereitschaft nicht, das Wesentliche aus den Augen zu verlieren? Verwalten wir unsere eigenen Aktivitäten im Sinne des Pareto-Prinzips wirklich effizient? Und sorgen wir für genügend Raum und Präsenz für unsere Familie und unseren Freundeskreis?
Viele meiner Kandidatinnen und Kandidaten sowie Teile meiner Kundschaft berichten mir, dass sie mit derselben Herausforderung wie ich zu kämpfen haben. Es fällt ihnen immer schwerer, Zeit und geistigen Freiraum zu schaffen, um sich zu konzentrieren und intensiv mit einer Aufgabe beschäftigt zu sein. Dies geht eindeutig auf Kosten der Qualität der Arbeit und der persönlichen Zufriedenheit.
In einem Unternehmen, in dem ich früher arbeitete, hatten wir alle ein kleines Schild auf unserem Schreibtisch. Darauf war der Satz zu lesen: «Sei jetzt hier.»
Vor einem Treffen denke ich oft an diesen Spruch zurück und versuche dann, voll und ganz präsent zu sein, mein Telefon wegzulegen und mich nur auf die Person oder Gruppe vor mir zu konzentrieren. In einer Umgebung, in der sofortige Reaktionen erwartet werden, ist das alles andere als einfach. Aber ich bin selbst zunehmend geneigt, dem Beispiel des erwähnten CFO zu folgen: zu einem einfachen Telefon zurückzukehren, meine Kommunikationskanäle auf zwei oder drei wesentliche zu beschränken und auf diesem Weg die Kontrolle über meine Aufmerksamkeit zurückzugewinnen.
Möglicherweise werde ich Ihnen in Zukunft nicht mehr auf LinkedIn schreiben, sondern Sie ganz einfach anrufen.
